Vou contratar meu primeiro funcionário, o que preciso saber antes

A primeira contratação costuma pegar o empresário de surpresa em dois pontos: o custo total é bem maior que o salário combinado, e boa parte das obrigações vence antes de a pessoa começar a trabalhar.

Nada disso é complicado. Só precisa acontecer na ordem certa.

O custo real não é o salário

Quando você combina um salário, esse é o valor que sai do bolso do funcionário — não o que sai do seu. Além dele existem encargos e provisões:

• FGTS, depositado todo mês numa conta em nome do trabalhador
• INSS patronal, que varia conforme o regime tributário da empresa
• Décimo terceiro, que é um salário a mais por ano
• Férias mais um terço, outro custo anual
• Vale-transporte, quando o funcionário usa transporte público
• Benefícios que você optar por dar, como vale-refeição ou plano de saúde

Somando tudo, o custo mensal fica sensivelmente acima do salário nominal. A conta exata depende do seu regime: empresas do Simples Nacional recolhem a parte patronal de forma diferente das do Lucro Presumido ou Real, e em alguns Anexos isso muda bastante.

Antes de negociar salário, peça ao seu contador o custo total daquela faixa no seu regime. Negociar sem esse número é como dar preço sem saber o custo do produto.

O que precisa estar pronto antes do primeiro dia

Exame admissional

O trabalhador precisa passar por exame médico admissional antes de começar. O médico emite o ASO, o atestado de saúde ocupacional. Sem ele, a contratação já nasce irregular e a empresa fica exposta em fiscalização.

Dependendo da atividade, também é exigido um programa de gerenciamento de riscos e o controle médico de saúde ocupacional. O contador informa quais se aplicam ao seu CNAE.

Documentos do funcionário

Carteira de trabalho digital, CPF, comprovante de residência, dados bancários, informações de dependentes para o imposto de renda e para o salário-família, e o comprovante de escolaridade quando a função exigir.

eSocial

A admissão precisa ser informada no eSocial até o dia anterior ao início do trabalho. Esse é o prazo que mais gera multa em primeira contratação, porque muita gente avisa o contador depois que a pessoa já começou.

Registre a decisão assim que ela estiver tomada, não na véspera.

Contrato de experiência

O contrato de experiência serve para os dois lados se avaliarem antes de o vínculo virar por prazo indeterminado. Ele tem prazo máximo definido na CLT e pode ser prorrogado uma única vez, desde que a soma respeite esse limite.

Duas coisas que geram confusão:

1. Prorrogar mais de uma vez transforma o contrato em prazo indeterminado, mesmo que o papel diga outra coisa
2. Encerrar antes do prazo combinado gera indenização, então o prazo deve ser escolhido com cuidado

A rotina que começa depois

Contratar não é um evento, é o início de um calendário mensal:

• Folha de pagamento, com o pagamento dentro do prazo legal
• Recolhimento de FGTS e das contribuições previdenciárias
• Envio dos eventos periódicos no eSocial
• Controle de ponto, obrigatório a partir de determinado número de empregados
• Férias programadas dentro do período concessivo
• Décimo terceiro em duas parcelas, com datas definidas em lei

É aqui que o barato sai caro: empresa que contrata sem estruturar o departamento pessoal costuma descobrir o problema quando chega a notificação, e aí já tem multa e juros.

Alternativas que valem avaliar antes

Nem toda necessidade pede vínculo CLT. Antes de contratar, vale conversar sobre:

• Prestador de serviço PJ, quando a atividade é realmente autônoma e sem subordinação. Atenção: se houver pessoalidade, habitualidade, subordinação e onerosidade, a relação é de emprego mesmo com contrato de PJ assinado, e o passivo trabalhista aparece depois
• Estágio, que tem regras próprias e exige convênio com instituição de ensino
• Trabalho intermitente, para demanda irregular
• Jovem aprendiz, que tem incentivos e encargos reduzidos

Cada opção tem requisitos e riscos diferentes. Escolher errado por causa do custo imediato é a origem de boa parte das ações trabalhistas.

Como a Belzcont entra

Cuidamos da admissão de ponta a ponta: conferimos os documentos, orientamos sobre o exame admissional, registramos no eSocial dentro do prazo e montamos a folha desde o primeiro mês. Também simulamos o custo total antes de você fechar o salário, para a decisão sair com número na mão.

Se a contratação já aconteceu e você desconfia de que algo ficou para trás, vale revisar antes que vire multa.