Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, como escolher o regime da sua empresa

Muita empresa escolhe o regime tributário uma vez, na abertura, e nunca mais revisita. O problema é que o negócio muda: o faturamento cresce, a folha aumenta, a margem aperta, entram novos serviços. O regime que fazia sentido no primeiro ano pode estar custando caro no terceiro.

A boa notícia é que a escolha não é um chute. Existem três caminhos, cada um com uma lógica clara de quando compensa.

Simples Nacional

O Simples unifica vários tributos federais, estaduais e municipais em uma guia única, o DAS, calculada sobre a receita bruta. Foi desenhado para reduzir a burocracia de empresas menores.

A alíquota não é fixa: ela sobe conforme o faturamento acumulado dos últimos doze meses e varia conforme o Anexo em que sua atividade se enquadra. Comércio, indústria e serviços têm tabelas diferentes, e dentro de serviços há Anexos bem distintos entre si.

Costuma compensar quando: o faturamento está dentro do limite, a margem é apertada e a estrutura administrativa é enxuta.

Merece atenção quando: sua atividade cai num Anexo de alíquota alta, ou quando seus clientes são outras empresas que precisam de crédito tributário e você não consegue gerar.

O detalhe que muita gente ignora

Em algumas atividades de serviço, a alíquota do Simples depende da proporção entre a folha de pagamento e a receita. Empresas com folha relevante podem cair numa tributação bem menor. Empresas com pouca folha, não. É uma conta que muda o resultado de forma significativa e que precisa ser refeita periodicamente, não só na abertura.

Lucro Presumido

Aqui o Fisco presume uma margem de lucro para a sua atividade e cobra IRPJ e CSLL sobre essa margem presumida, independentemente do que você lucrou de fato. PIS, COFINS, ISS e ICMS são apurados separadamente.

Costuma compensar quando: sua margem real é maior do que a margem presumida da atividade. Se o Fisco presume que você lucra pouco e você lucra bem, você paga imposto sobre a presunção, que é menor.

Costuma pesar quando: sua margem real é menor que a presumida, ou quando você teve prejuízo. O imposto vem do mesmo jeito, porque a base é presumida.

Lucro Real

O imposto incide sobre o lucro efetivamente apurado, com todas as receitas e despesas registradas. É obrigatório para alguns tipos de empresa, como instituições financeiras e negócios acima de determinado faturamento, e opcional para os demais.

Costuma compensar quando: a margem é baixa, quando há prejuízo a compensar, ou quando a empresa acumula muitos créditos de PIS e COFINS no regime não cumulativo, o que é comum em indústrias e em quem compra muito insumo.

Exige mais: a contabilidade precisa ser rigorosa e as obrigações acessórias são mais pesadas. Não é um regime para tocar no improviso.

Não existe regime bom ou ruim. Existe o regime certo para o seu faturamento, a sua margem, a sua folha e o seu tipo de cliente, neste momento.

Os números que você precisa ter em mãos

Antes de qualquer simulação, junte:

• Faturamento dos últimos doze meses, mês a mês
• Margem de lucro real do período
• Folha de pagamento, incluindo pró-labore e encargos
• Composição da receita por tipo de serviço ou produto
• Perfil dos clientes: pessoa física ou jurídica
• Projeção de crescimento para os próximos doze meses

Sem esses dados, qualquer comparação é chute. Com eles, dá para simular os três cenários e ver a diferença em reais.

Quando revisar

A revisão anual é o mínimo, porque a opção pelo regime é feita no início do ano e vale para o exercício inteiro. Mas vale antecipar a conversa sempre que acontecer algo relevante:

1. O faturamento crescer ou cair de forma significativa
2. A empresa contratar ou desligar boa parte da equipe
3. Entrar uma nova atividade no contrato social
4. A margem mudar por causa de preço ou custo
5. Houver mudança na legislação que afete sua atividade

O que fazer agora

Se faz mais de um ano que ninguém olha para o seu enquadramento, existe uma chance concreta de você estar pagando mais do que deveria. A revisão não custa nada além do tempo de reunir os números, e o resultado costuma aparecer já na próxima apuração.