6 erros que fazem sua empresa pagar mais imposto do que deveria

Quando uma empresa descobre que pagava imposto a mais, quase nunca é por causa de uma tese jurídica complexa. É por coisa operacional: um código errado no cadastro, uma nota classificada de qualquer jeito, um benefício que existia e ninguém aplicou.

Estes são os seis que mais aparecem.

1. CNAE que não corresponde ao que a empresa faz

O CNAE define a atividade da empresa e influencia o Anexo do Simples, a alíquota de ISS, a presunção de lucro e até obrigações acessórias.

É comum a empresa ter sido aberta com um CNAE genérico, ou ter mudado de foco ao longo dos anos sem atualizar o contrato social. O resultado é tributação calculada sobre uma atividade que já não é a principal.

Como verificar: compare o que está no cartão CNPJ com a descrição real dos seus serviços nas últimas cem notas emitidas. Se não bater, há o que revisar.

2. Nota fiscal com descrição genérica

"Prestação de serviços" não diz nada. E quando a descrição é vaga, a nota costuma ser classificada pelo caminho mais conservador, que quase sempre é o mais caro.

Em atividades que se enquadram em Anexos diferentes conforme o tipo de serviço, uma descrição precisa pode significar uma alíquota menor de forma perfeitamente legal.

3. Não segregar receitas de atividades diferentes

Se a empresa presta dois tipos de serviço que caem em Anexos ou alíquotas distintas, cada receita deve ser apurada separadamente. Quando tudo entra no mesmo balde, o cálculo tende a puxar tudo para a tributação mais alta.

Isso vale também para quem vende produto e serviço na mesma operação.

4. Pró-labore desenhado sem critério

O pró-labore tem efeito duplo. De um lado, gera contribuição previdenciária. De outro, em algumas atividades de serviço ele entra na conta que define a alíquota do Simples, e ali um pró-labore maior pode reduzir o imposto sobre o faturamento.

Definir o valor no chute, ou deixar no mínimo por reflexo, é abrir mão de uma variável que dá para ajustar. Vale simular o efeito combinado antes de fixar.

5. Benefícios municipais e estaduais que ninguém foi buscar

Muitos municípios têm alíquota reduzida de ISS para atividades específicas, regimes especiais para determinados setores ou incentivos para empresas instaladas em certas regiões. Estados têm programas próprios de ICMS.

Esses benefícios raramente são aplicados automaticamente. Alguém precisa saber que existem, verificar o enquadramento e formalizar o pedido.

Benefício tributário não cai no colo. Se ninguém foi atrás, você está pagando a alíquota cheia mesmo tendo direito à reduzida.

6. Deixar prazo vencer

Multa por atraso é o imposto mais caro que existe, porque não compra nada. E o efeito não para na multa: obrigação em atraso pode travar a emissão de certidão negativa, e certidão travada derruba participação em licitação, financiamento e contrato com empresa grande.

O ponto aqui não é falta de dinheiro, é falta de calendário. Prazo monitorado por alguém que responde por ele resolve.

Como saber se algum desses vale para você

A checagem inicial é rápida e não exige nada além de documentos que você já tem:

• Cartão CNPJ e contrato social atualizados
• Últimas doze apurações de imposto
• Amostra das notas emitidas nos últimos meses
• Folha de pagamento e pró-labore atuais

Com isso dá para cruzar o que está sendo cobrado com o que deveria estar. Quando aparece diferença, aparece em reais e com o caminho para corrigir.

Vale dizer o óbvio: nada aqui envolve deixar de recolher o que é devido. É pagar exatamente o que a lei manda, nem um real a mais.