Como trocar de contador sem parar a operação da empresa

A maior parte das empresas que está insatisfeita com o contador não troca. Não é por falta de opção, é por medo do processo: perder documento, atrasar obrigação, ficar num limbo em que ninguém responde.

Na prática a transição é mais simples do que parece, desde que siga uma ordem.

O que você realmente precisa levar

Não é preciso brigar por arquivo nenhum. A empresa é dona dos próprios documentos, e o essencial é uma lista curta:

• Contrato social e todas as alterações
• Cartão CNPJ e inscrições estadual e municipal
• Balanços e balancetes dos últimos exercícios
• Livros fiscais e contábeis
• Declarações entregues, com os recibos
• Folha de pagamento, rescisões e acordos vigentes
• Certificado digital da empresa
• Guias pagas e comprovantes dos últimos meses

O contador novo pede tudo isso de forma organizada. Não é você que sai atrás.

A ordem que evita buraco

1. Contrate antes de encerrar. Nunca rescinda o contrato atual antes de ter o próximo definido. A sobreposição de alguns dias é o que evita o vácuo.
2. Assine a procuração. É ela que dá ao novo contador acesso aos portais da Receita, da prefeitura e do eSocial. Sem isso, ninguém consegue trabalhar.
3. Deixe o novo contador levantar as pendências. Antes de assumir, ele verifica o que está em aberto: obrigação não entregue, parcelamento ativo, divergência de declaração.
4. Combine a data de corte. Fica claro qual competência ainda é do contador antigo e a partir de qual o novo assume. Sem essa data, é onde surgem os furos.
5. Comunique os órgãos. Alteração de contabilista responsável precisa ser formalizada. Faz parte do serviço de quem está entrando.
6. Só então encerre o contrato anterior. Com tudo transferido e a data de corte cumprida.

Qual é o melhor momento

Não existe mês proibido, mas alguns períodos são mais confortáveis.

O começo do ano é o mais tranquilo, porque coincide com a opção pelo regime tributário e com o fechamento do exercício anterior. A virada fica limpa.

Trocar no meio do ano funciona bem também. A diferença é que exige mais cuidado na data de corte, para não haver dúvida sobre quem responde por cada competência.

O período que pede mais atenção é o de fechamento anual e entrega de declarações mais pesadas. Dá para trocar, mas vale alinhar expectativa de prazo.

Se o serviço atual está ruim, o custo de continuar mais seis meses costuma ser maior que o incômodo de uma transição bem conduzida.

Sinais de que já passou da hora

• Você descobre problema quando a multa chega, não antes
• Ninguém responde no mesmo dia, ou responde sem resolver
• Você recebe balanço que não entende e ninguém explica
• Nunca houve conversa sobre regime tributário desde a abertura
• Documento se perde e a culpa sempre é de outro
• Você toma decisão de negócio sem número nenhum na mão

Um ou dois desses acontecem em qualquer relação. Quatro ou mais é padrão, não acidente.

O que esperar de quem está entrando

Uma transição bem feita não deixa trabalho para você. Na prática, o que cabe ao empresário é assinar a procuração, informar a data de corte e responder algumas perguntas sobre a operação. O resto é ofício de quem está assumindo: pedir os arquivos, conferir pendência, comunicar órgão, organizar o que estiver bagunçado.

Se estão te pedindo para correr atrás de documento com o contador antigo, algo está errado no serviço novo também.